提议人应当避免因辩护而受累，除非他确实相信他所提的议案。 他的准备工作应当全神贯注在少数几个最明确的因素上。
他在提案时应当是友善的，重承诺的，亲密的。
出席会议人员的行为
本节是在讨论出席会议的人员在开会期间应有的行为。
1.发表意见 任何参加会议的人多少都会起来发表意见。当然，也许会有发言太多或是太少的情形。 第一步是要好好地准备。他应当把议程研究一下，等找出他所希望的，或人家期望于他的发言重点。 由于发表意见是个特别重要的事项，他应当作彻底的准备。即使没有正式受邀发表意见，他还是应当按照第十一章所建议的事项来作准备，并且要 毫不犹豫地向将参加这次会议的同仁寻求支持。
发言的内容是很重要的。如果他想要说三或四句以上的话，他的开场白 应当提醒同仁注意下面要讲些什么东西，然后在中间部分作明确而简要的叙述，最后来个摘要的总结。
会议中的积极分子当然会对自动提出来的事情发表意见。这些意见总该 是建设性的，有创意的。消极的攻势，破坏性的批评会被认为是有消极思想，负责人应当尽量设法表达他的意见，并明确地指出各种可能性。
频频发言也会影响一个人的名声。在任何会议中总是有人被嫌讲得太 多。他是那种每一点都要讲，永远占用同仁时间的人。还有一种人很少看到他发表意见，好像根本没有来参加会议似的。
在这两个极端之间者是那种随时准备回答主席的询问或提示的人，他会 过份地凸显自己。他是那种他的意见跟他的出席都是大家所企望的人。
另外一种毛病就是喜欢扯个没完。这种毛病是由于没有将自己的思想予 以整理及简化所造成的。一个人要是有了一大堆需要考虑的资料就会把情况看得很复杂。解决之道是要有清晰的思想，把一个主题分成若gān子题并分类，以便随时作沟通之用。
2.外在的仪态 参加会议时的四周都环绕着某种气氛。
假定他让他的椅子摆在同仁的椅子后面 6 寸处，他把身体向后坐在椅子 上，双臂jiāo叉，甚至可能闭上眼睛。
他看起来不像是在参加会议，他的仪态对于同仁有很微妙的影响，他为 会议进行的绊脚石，环绕在他四周的气氛是消极的。
然而，一个人即使没有在会议中讲话，还是会被积极的气氛环绕，那是 来自他所表现的行为举止。
椅子的位置是一项因素。它不仅是一个椅子是否该拉近桌子或稍稍退后 一点的问题（它对会议分别具有“现在的”跟“疏远的”关系）。它也是一个椅子放置角度的问题。例如，坐在桌子末端的人也许稍稍转动椅子就可较 明确地面对桌子的中央，它是一种积极的动作，它传达了一种热情与承诺的 讯息。
姿势应当可以加深有高度兴趣的印象。挺直身体，双方放在能随时作手 势的位置——或许当放在桌上，看起来是轻松的——不要耸肩或垂肩。
手势或面部表情，特别是面部表情，即使在说话时也是很重要的。点头 有助于造成积极的气氛，它表示懂得别人所说的话。使用疑惑的眼光或微笑也可产生作用。无论所传达的是什么样的特殊气氛，面部都可以显现出有生 气或是没有生气。
眼神接触总是很有用的。参加会议者要是全神贯注于每位发言人，并跟 他们作积极的眼神接触，他看起来及感觉起来具有qiáng烈的参与感及兴趣。
这些就是围绕在任何与会者四周的气氛构成因子，肯用心的人经常使用 这种非语言沟通技巧来赢得积极的气氛。
3.协助会议进行 每位与会人士都可以影响会议的进行。
会议的有无生气要看主席及他的行为而定，如果想使会议进行得很顺 利，就必须获得与会者的支持及给予控制权。
主席必须注意那些在需要时能提出简短的、有力的、中肯的意见的人。 称职的主席会极力利用那些人，和谐地合作，他们能使会议顺利进行。
参加会议的普通人员可以用各种方法来协助会议进行。 根据计划及时间表来保证会议进行是主席的职责，但在一个争论不休的会议中，有代表不同观点与不同利益的能gān经理人（可能也有外行人），也 许还要控制某种很难应付的人，主席很快就会变得负担不起了。他可能会失去对会议的控制。他可能会发现要想影响消极的人，限制过分活跃的人，阻 止讲废话的人是件非常困难的事，以致不知道会议该怎么进行下去。
遇到这种时刻，如果有人能作出“程序gān预”，说些有助于会议程序顺 利进行的话，对主席及会议而言都是一种很大的帮助。这类能协助主席保持会议顺利进行的话，举例如下：（1）主席先生，我不知道我们是否可以把这个问题的讨论结果作个摘要报 告？
（2）主席先生，我很担心会议时间、我们能不能继续进行下去？
（3）我可不可检查一下讨论到目前为止秘书所作的记录？
（4）主席先生，我们现在可不可以对本案作个决定？
另外一种程序gān预是帮助主席使会议不致脱离主题。如果有人感觉讨论 下去进了死胡同，他就可以提出下面的意见：主席先生，我们是否可以回到你第一次所提出的问题——××问题？ 参加会议的人员可协助主席控制其他与会人员。例如，要求听听反对意见，或协助压制唱二重唱者的耳语。 会议的特性亦会受到偶尔来个幽默的人的影响，它不是刻薄者一再重复的讽刺，也不是滑稽剧演员长而乏味的笑话，它是那种偶尔冒出来，有轻松 作用的幽默。
大多数经理人都知道需要对会议主题发表意见，但很少有人知道该如何 以会议程序、如何以控制会议进行及控制与会人员等技巧来协助主席。
4.结论（1）会议时的行为既可以影响会议的决定，也可以影响每位出席人员的名 声。
（2）应当积极起来发言，但发言次数不应过多，发言时间不宜过长。
（3）环绕在每位出席人员四周的气氛是好是坏，要看他的仪态是否适当而 定。
（4）每位出席人员都可以帮助主席控制会议进行，及控制其他与会人员。
能力qiáng的秘书
秘书的角色对会议进行关系重大。 他的工作可以影响会议能否顺利有效进行。在担任秘书工作时对于能力qiáng的秘书，他可以辅助主席的工作，对于能力较弱的主席他可以弥补部分主 席的不足。他的成功绝不会非常明显，但他的失败则一眼就能看出来。
秘书的工作态度要看主席的性格及跟主席之间的关系而定。他们可以互 相分担责任，而且就如何做法取得一致的意见。例如，议程的拟定可以由一个人来做，也可以由两个人一起来做。
秘书虽然可以被指定只担任一次会议的工作，但本章是假定秘书须要担 任某一特定委员会所召开的连续多次会议的工作。
1.会议前 秘书首先必须确实了解委员会的目的、职权及限制事项。他必须知道委员会的组成分子，以及多久召开一次会议。如果这些基本资料不够明确的话， 他务必把它们搞清楚。