磨炼自己“自我调节前术”的能力避免被工作支配,判断工作的重要性都是相当重要的事。若能判断出工 作的重要性,即可制定明确的工作目标及进度,知道什么时候应该做到什么 程度。
工作的“重要性”是一种具有长度、宽度和密度的时间概念,必须有丰 富的经验及敏锐的时间感觉才能看透。而这种敏锐的时间感觉被称为“自我调节前术”。能判断工作重要性的人,常常知道适时、适可而止,而不能判 断工作重要性的人,则是一味工作,无所适从,所以在相同的工作进度下,一个是充满信心悠闲自在,一个是盲目工作却毫无自信。之所以有这种差别 存在,就是因为是否具备“自我调节前术”。
“自我调节前术”包括了判断、直观及预见。本来,每个人都具有某种 程度的“自我调节前术”。只不过,多数人都让这项能力休眠了。将“自我调节前术”活性化的方法,有三个要点:第一,要能分辨工作“表面的重要 性”及“真正的重要性”。以新成员加入公司或新制品发布会来说,看起来仪式相当隆重,但是这只是表面的重要性,实际上,它的“真正重要性”, 早在半个月或一个月以前就已经决定了。若是被“表面的重要”所蒙蔽,常会持续紧张而无法喘息,更会发生计划迟延的现象。须知,真正的重要性永 远是走在表面重要性的前端,因此必须把着眼点放在表面重要性的前方。第二,许多工作,常像山的形状一般,具有一个顶点,但是这个顶点只是表面 重要,这些工作真正重要的地方,是在顶点以前的上山途径。明白这个道理以后,在工作进行时,应以所见的中央顶点为目标,将全部jīng力投注在攀上 顶点的过程中。第三,若能确实体会上述两项要领,即可在计划初期,看出工作真正的重要性何在,而有较宽裕的时间来推行工作,并且将最多的时间 及jīng力投注在真正重要处,有助于工作的顺利完成。对于不断增加的工作,也可用同样的办法来处理。凡是会妨碍到迈向顶峰的工作应断然延后或提 前,而有助于攀向顶峰的工作,则全盘接受,付诸实行。以上三点,管理者应该切实实践,以磨炼自己“自我调节前术”的能力。常有人在工作过程中, 因为受不了辛苦而想放弃,殊不知这正是快要到达巅峰的征兆,只要忍受这种压力,再往前跨一步,就可攀上顶峰,海阔天空了!
操纵时间的十种专门技术运用时间的最高境界就是“时间操纵术”。这种战术可使你摆脱时间的 束缚,自在地活用时间而获得最高成果。
时间操纵术的原理很简单:(1)衡量每件工作中时间因素的重要性;(2) 下意识地探讨时间因素,即以时间的观点来衡量工作。若能确实把握这两点,不论什么工作都能顺利完成。
“时间操纵术”包括十种专门技术:第一,仔细观察工作的各种情况, 把握最佳的行动时机。第二,时间是决定胜负的重要因素,应列为最优先的考虑。第三,以时间为武器来打击对手。犹如打麻将时,若遇到打得较慢的 对手,就不断地以“我又可以看报纸了!”或“喂!你打快一点行不行?”
来催促,以致对方在忙乱之下,常会不加思索而乱打牌,现实的商场竞争中, 这种现象更是屡见不鲜,尤须警惕!第四,在处理重大案件时,不可急于一时,宁愿以更多的时间来换取最大的成果。比方说,与某访客jiāo谈的预定时 间已到,但若是他的谈话很有价值,可弹性地延长jiāo谈时间。再则,举行会议,当然是以在预定时间内结束为原则,但是,若遇到大家踊跃发表具有建 设性的意见时,不宜仍然按时散会,可适度地延长会议时间。第五,伺机而动。在商场上,如果不能伺机而动,往往会吃大亏。第六,可将不想继续从 事或没有价值的工作暂搁一旁,这并不是怠惰,而是一种有意义的革新有效作法。第七,准备不足时,要适度拖延时间,若是盲目前进,必遭失败。因 此,可用“我现在很忙”等借口,争取一些另谋对策的时间。第八,遇到不利的jiāo涉场合时,也要设法拖延时间。这种情况,犹如拳击比赛时抱住对方 一般,虽然不够光明正大,但有时却是必要的。运用之道如:故意迟到、岔开话题、不谈结论等等。第九,某些场合,要作迅速明确的决定,确实掌握 住整个局面。第十,让对手着急,使之落入自己的掌握中。如果能够掌握以上十项专门技术,你将成为管理时间、运用时间的高手。
从时间中找时间(1)并列运筹法:即在某项松散活动进行期间同时开展另一项活动。例如 著名电影艺术家卡恩特在看一部片子之前,先把影片说明书拿来,了解一下故事情节,然后自己设想,假使这个本子叫我来编,我该怎样介绍人物,怎 样介绍时代背景,怎样展开情节,怎样表现人物性格,心里打下一个腹稿。
而在电影开演之后,一边进行艺术欣赏,一边进行学习。青年编辑王国忆, 利用点滴时间勤奋学习多门外语,甚至碰到说话罗嗦的人就在心里思考着如何将此人的空话译成外语,辛勤耕耘自有收获,他熟练地掌握了 10 多门外 语。
(2)jiāo叉轮作法:即利用农业上jiāo叉轮作以提高产量的方法,把一天的活 动内容jiāo错进行安排,以提高工作效率。这是因为大脑细胞长时间接受一种信息刺激、长时间持续同一个活动内容,会导致工作效率降低。如果穿插进 行其他内容的活动,人体原有的兴奋产生抑制,在其他部位出现新的兴奋区,为此,注意及时变换学习内容是必要的。例如,马克思写作时从来不是无休 止地持续下去,写作累了,就演算一会儿数学题,或停下来散散步。有时,背诵一段莎士比亚剧本中的人物对话,读一会儿巴尔扎克的名著,或者和孩 子们玩上一会儿,接着又jīng力充沛地投入写作。
(3)定期“盘点”法:从“盘点”中找时间,为了使时间使用更趋合理, 使用时间也需定期“盘点”。盘点,始于计划,外国时间利用专家指出,订计划有两种情况:一种是漫不经心的,好像业余摄影爱好者捕捉了几个大有 希望的镜头就匆忙冲洗,可结果往往使他沮丧。一种是严肃认真的,如同专业摄影师不但事前认真选择镜头,而且冲洗后还要仔细研究,经过剪接、曝 光等一系列试验,从中选出几张最好的,再作加工,终于成为获奖照片。有了计划之后,就要“盘点”可以投入的时间,确定行事次序,规定完成的最 后期限。每隔一段时间,对计划进行重新评价和对投入的时间进行“盘点”。
时间是常数,只要运用得当,便能从时间中产生巨大的jīng神财富。
(4)遇事三问法:这种方法的要旨就是以尽可能少的时间办尽可能多的事 情,从时间中节约时间。具体方法是对遇到的事情提出三个问题:一是能不能取消它?首先找出有些什么事根本不必做,有些什么事做了也全然是làng费 时间,无助于成果。如果有些事不做,也不会有任何影响,那么,这件事便该立刻停止。二是能不能与别的合并?就是把能够合并起来的事尽量合并起 来办。三是能不能代替它?用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的,当然是最佳方案了。德国化学家李比希,有次去英国考察,到一家工 厂参观绘画颜料“柏林蓝”的配制过程。他见工人们先用药水煮动物的血和皮,调制成“柏林蓝”的原料,然后把原料溶液放在铁锅里再煮,并用铁棍 长时间搅拌,边搅边把铁锅捣得卡卡响。李比希感到很奇怪,一个工头向他解释道:“搅拌锅里的溶液时,一定要用铁棍搅,而且发出的声音越大,‘柏 林蓝’的质量越好。”李比希笑道:“不需要这样搅,只要在‘柏林蓝’原料里加点含铁的化合物就行了。用铁棍使劲磨蹭,无非是把锅上的铁屑蹭下 来,使它与原料化合成‘柏林蓝’。这样虽然也行,但太làng费时间啦!”由此看来,遇事三问,从而采取正确的工作方法,改变不科学的工作程序,实 在是从时间中节约时间,从时间中找时间的妙法。