一般地不可能每一个管理者都拥有秘书，只要把工作分为两大类，即可 jiāo给部属、同事、甚至家人，由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作，只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做得很好。所以，你不妨请别人多帮忙， 你自己则专门负责重要的工作。
5.工作前的准备工作最好与工作内容有关 为了使一天的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。有一些管理者在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种 准备工作吧！不过，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，最好能很快地制造 融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开会时才照本宣科的做法，其 效率有天壤之别。有时，由于要做的事情实在太多，叫人眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上，如此才能 胸有成竹。
6.必须最先解决需要对方答复的文件 每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情：第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件。如果有的话，必须尽快跟对方联络。对管 理者来说，时间一向是分秒必争的。凡事要迅速地在早晨联络，以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络，往往必须等到翌日， 方能得到答复。仅仅延误了两三个小时，却使整件事情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情发生，必须一早就跟对方联络。另外一种做法，是指 示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手你自己的事，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要或不必要的工作，这也是一项很大 的失误。一上班就得仔细地指示部属，对他们面授机宜。这样，先决定好委托他人做的事，然后再着手自己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，就必须建立起健全的组织，这样，即使你不在办 公室，工作也能够很顺利地进行。
7.拜托他人做事时，必须说明做法及意图 以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然地对部属说“你给我做某某事吧！”就只有这一句话，没有前后的说明，叫人摸不着头脑。因为 上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。
每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。例 如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说“请你订一张某月某日几点几分飞往上海的机票。”而应该这样说：“我想在某月某日的几点几分抵达上海 的某饭店，请你帮我订一张机票”。如果你使用前面那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是“那班客机已经没有座位了”； 如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。委托他人做事 时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完 成任务。
8.很快听到工作报告 最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少数。
当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才 悻悻地回答：“啊！我忘记了？？”或者“我以为那一件事并不急呢？？”
真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也 有jiāo代不清之嫌。
为了防止这种“jiāo错”，欲尽早获知结果，必须一开始就说得一清二楚。 只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮咛，就可避免时 间的损失，并且也能够提高工作效率。
9.集中jīng力做的事在上午进行，下午则用在会客方面 一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。
正因为如此，凡是依靠脑力的工作，你都把它放在上午进行，就连那些必须 凭对方反应而下决定的工作，也尽量在上午做完。因为到了下午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略，所以，都应把会客的时间安排在下午进行。 会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经获得松弛，可说 是一种很理想的调剂。
怎样工作更省时1.牢记女职员的生日 整体工作能不能顺利进行，关键多在于女性职员，似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工 作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。为此，最好的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢， 就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。
2.多关心女职员并托以重任 以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡之外，在她们加班工作十分疲劳之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。 平日这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如说临时有急事，对方会主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获 得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
3.给领导做工作汇报时，要先打好腹稿 在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。
尤其是对领导做工作汇报，说话结结巴巴，不只làng费时间，更会令领导感到 不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”而且开口时，要 先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不会làng费时间，也不会 发生误会。
4.将好的工作程序记入工作手册 在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此所造成 的时间làng费无法估计。所以，在你所在的单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所 独有，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
5.“实用工作手册”来自以往的工作经验 不管做得多么完整，“工作手册”也会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明 知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。