下面是一个四人小组调查消费者使用通讯器材情况的例子，管理者不妨 用“山根式工作进度管理表”（附表）来处理进度。
通讯器材使用情况调查：（1）以讨论方式设定需要取得的资料样本；（2） 在左栏写上分类名称；（3）在最上栏填写工作人员姓名；（4）将要收集的资料名称记入栏内，这样就可决定每个人负责的类别，分类时要注意考虑个人的 知识和判断力；（5）在工作进行中，不断以记号区别进度，比如未完成者划（○）、已完成者划（ ）、已提出报告者划（●）等；（6）以不同记号记 录不同的工作类别，像（△）、（▲）、（ ）表示资料收集程度，（□）、（ ）、（ ）表示电话沟通情况等，都可以分别使用；（7）在每次例行会 议后，都要做好所有记号，再把会议记录输入电脑中。从管理表的横向看，可以检索调查内容是否充分；而从纵向来看，则可了解个人工作进度，督促 落后者迎头赶上。
工作进度管理表范例：
姓名分类各区 动态
使用 者现状
A B C D
●政府的专题采访
□办公室女性使 用电话概况■主妇的电话生 活
未来
技术
未来电 讯动态
海外 动态
●光纤通信
●资料库 DATA 通信
△jiāo换机■传真机多功能 电话
■美国的参与问 题
▲法国的迷你电 话
■费率
▲合同
○资本
从前面的实例，大概可以得知：（1）从“使用者现状”和“海外动态”来 看，资料显然不足；（2）“使用者现状”仅使用电话采访，应考虑面对面的沟通方式，另外最好加入“商界使用现状”资料；（3）“海外现状”只有一个例 子绝对不够，一定要取得世界各国资料；（4）有关“未来电讯动态”部分，应考虑增加“行动电话”动向；（5）“未来技术”一 项，应该收集总论式的文章；（6）从工作人员的资料来看，B 的工作显然太轻松。要么让他分担别人的工作 量，要么就分派新的工作；（7）C 要完成的项目很多，可以把“传真机”的问题转给 B 解决，而在“未来电讯动态”项目上，应该把重点放在未来技术方 面；（8）D 应该转向收集综合性的资料，并担任其他人的后援。
经过这样反复检索后，工作数量和质量一定能大大地提高。当然，工作 进度管理表不仅只应用在收集资料的工作上，而且也适用于其它行业。
收集资料的工作规则收集资料时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。一旦开始收 集，就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如cháo水般地四处涌现，尤其以小组形式进行工作时，到手的资料更是混淆不清。这时，工作 规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。
统一格式是制定工作规则的主要内容，在分工越来越细的现代工作中， 只有统一格式，才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地，统一格式可从下列四个方面着手：（1）统一内容规格 根据经验，内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录，空口说明的效力是会逐渐消失的，白纸黑字才能存证。就像前面提到的原宿竹下路调查 计划，一共动用 14 名兼职记者、10 名工作人员，回收样本 460 份。如果没有事先规定内容，可以想象有多紊乱。因此用问卷代替采访笔记，用固定规 格用纸代替一般回函来做资料管理。这个方法后来被日本电台采用，下面这个表格是他们采访新闻时的使用范例。
日本电台采访表： 采访对象： 采访者：1.当你面对麦克风时，你眼中的采访者看起来感觉如何，请说明。
2.当你面对麦克风时，觉得自己和平时有何不同，请具体说明。
3.请说明个人第一次上广播节目的经验。
4.请说明个人和广播接触的经过。
5.请说明个人收听广播后的最大收获是什么。
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（2）统一用纸规格 任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，处理资料的机会再多、再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。在 80 年代办公自动化热cháo 刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠儿。事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但 这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。
信息媒体之所以取代不了纸，是因为目前找不到任何替代品能像纸一 样，不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利，而且能迅速复制加工。纸的概念将永远存在，无法泯灭。但是纸资料不断增加， 无限量地堆积也不是办法，它非常容易造成混乱和làng费，所以在开始收集资料时，就要找出最容易整理的书面资料规格，把纸张用量压到最低。一般使 用的纸张规格不是 A，就是 B，学校的考卷是 B4，B4 的 1/2 是B5，是一般笔 记本的大小。办公室中使用的纸类尺寸大多为 A4，也有人用是 A4 两倍的 A3 纸，不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是A4.最让人困扰的是 政府机关送达的文件总比 A4 稍大，看起来像 B 型纸，但比较起来又比 B4 小； 在邮递时必须折两折，以 B5 纸处理，在保存B 型纸时也常要反折。根据经验， A4 纸已经足以应付书写资料用，如果读者够细心的话，应该会发现报纸的 1/4 和 A4 纸几乎大小一样。
要混合处理 A、B 两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或 书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用 A 型纸比较容易处理。总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当 然是 A4，不过，还是要根依工作需要而定。无论如何，统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则，不能反客为主。
（3）统一机器制造资料的规格不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听 人讲话”也是一种方法，但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑，所以人们才发明文字笔记的方式；而最近几年打破传统文字媒体 形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记 录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。此外，因为各媒体 优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的决心，不要在中途任意转换。譬如说现在有人用 VHS 尺寸的带子作取材工具， 也有人用 8cm 录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。
同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电 脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。