（6）通讯录必要的资料 要将对方名片登录于通讯录上时，你可能会遇到是登记公司名称还是登记个人姓名的烦恼。即使是商业上的往来，也有不少情况是始于初次会唔的 良好私jiāo，因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要，但是在分类上 会产生麻烦。
在通讯录上，有一些是一定要登录的基本资料，例如传真号码。目前， 几乎每一家公司都有传真机，每一张名片都印有传真号码，可是市面上有的通讯录仍未列有传真号码一栏，值得特别留意。再者是电话号码。愈来愈多 的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码，再加上总公司、分公司的不同营业单位，通讯录的登记作业就产生了两大问题：A 究竟要选 择个人还是公司名称？B 资料的文字量过多，空格容纳不下。
为避免造成麻烦，有三大原则可供自己“qiáng制”解决这些问题：A 如果 对方是职员，仍记载其全部资料，在索引上则登记公司名称；B 如果有分公司等其它资料，则依顺序填入各栏内；（3）有必要登记住宅资料时，则登记在 公司名称的下一栏。按照这三大原则，即可很清楚地完成通讯录和登记工作。
同时为了避免意外遗失，应该每半年或一年就进行一次总拷贝，也不要忘了 将“备存日”一起记入手册中。
出国旅游是最容易遗失东西的时候，无论是失窃、行李遗失，或遗忘在 旅馆里，找回的可能性都不大。因此出国绝对要携带通讯录，打电话、邮寄、传真时都能派上用场。出国之前，一定要将通讯录缩小复印，然后带着复印 本出去。
（7）电子通讯手册 通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是，电子手册便应运而生。 电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用20 年以上时，它至少必须具备数 MB 的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文 字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时，可将需要的资料利用印表机印出，然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料，可先 于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再打印一次全新的通讯录。
电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进 100 人的资料，这是需要很大功夫的。在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：A 先输入电话及 传真号码，不必输入地址；B 只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也làng费了输入时间。 所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时，要 尽量使用代号，例如 123—4567 的“—”，代表电话号码， 345=6799的“=” 代表传真机号码，987*6543 的“*”代表住宅电话。
（8）理想的电子手册 基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要求：A 是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使 用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；B 纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺 陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。
（9）电脑通讯录 使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软 件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想 要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟 或 IC 卡，都是较好的办法。
利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定 规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必làng费印表机的电脑印刷。
3.“人物资料的整理”注意事项 整理人物资料时，应注意八个事项：（1）整理名片按注音或字母顺序为原则；（2）名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份 各自归档；（3）整理“工作别”名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；（4）登记通讯录时，如果对方是 普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；（5）纸资料通讯录易脱落遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；（6）电子化的通讯整理因考虑记 忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；（7）利用电脑的印表机功能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；（8）电子手册的资料记忆只要输入 电话及传真机号码即可。
人际信息整理技巧1.是否能够充分运用人际关系，关键在于“人际信息”的整理程序 卡文先生大学毕业十多年以来，一直担任律师和会计师。长期工作经验的积累，已使他拥有丰富的各类资料，而且数量持续地增加。当然，这些信 息并非完全是他自己的专业信息。在工作上，偶尔也会出现超出他自己所知的问题，这时就得请教专家；加上资料的辅助，如此才能顺利地解决问题。 这就是“人际关系的充分运用”。他常借助他人的特长，以解决工作上的难题。这样，一遇到问题便迎刃而解，节省了时间，减少了错误。
因工作的关系，卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。社会上jiāo际甚广的人不计其数，他只不过是其中一员罢了。如果一个人不能充分运用广 泛的人际关系，只是“备而不用”，是不能够开发人际信息这座宝山的。无论jiāo际如何广泛，假若不能有效地分类，使其系统化，以致在需要时无法迅 速找出，这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗？
2.通讯录应以活页卡的方法整理，提高效用 不论是生意人或一般家庭主妇，必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯录，以备联络之用。为了加qiáng“人际信息”的有效处理，卡文先生在通讯录 上下了很大的功夫。他公司所使用的通讯录，并非印刷成册的现成格式，而是利用“活页卡”的方式，按照 ABC26 个英文字母排列，大小约和名片规格 一样。一张卡片限用一个人，上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码 等。
采用活页卡的优点是能随着jiāo际人数的增加累积页数，随时可依顺序排 列插入其中；此外，当必须取下卡片使用时，也可随意抽取，十分方便。无论是重复使用卡片资料，或是新增卡片，都须按照顺序排列，易取、易找、 易处理，是很理想的“人际信息”整理法。除此之外，在每一张卡片的最底下一格，只以人名排列，只要知道姓名，就能得到基本信息，十分方便。