将《法制时报》以一百期作为一册，按照出刊年月份排列，并附上判例 标题，使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书 代为查阅、复印。
对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。 现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条件。至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体情况而定，当然， 应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保 存。须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一 套活用的资料。
9.成册信息，以颜色区分标题 成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动性。如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、 节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。
成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分 重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。也许有人会指出一些收集信息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的làng费。站 在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。
一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套，且以不同颜 色区分。这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。
也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上， 依封套和标题颜色，即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过细密了。除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是一律使用白纸较佳。
10.成册资料也须新陈代谢 卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结成册后，再重新装订的。 遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。如此，一方面增加新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。只要有资料 收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时，浮现更好的构思，或发现更有用的资料，便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断 地被活用的同时，其内容也逐渐增加。
如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不 得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动地贴在剪贴簿上，就会停止成长。若以活页插卡法予以补救，不但可装订成 册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。
为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维 的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐 事之一。
11.活页式笔记的内页纸只用单面 一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。因此，目前管理者拥有相当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用 单面记载法。
笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有 人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而làng费，主要还是为了提高日后的活用价值。
资料整理的笔记法中，最重要的不是写入多少字，而是它的内容适用与 否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则，才决定采用单面笔记 记载法。
管理者笔记本一律采用横式书写，最上面是大标题，例如第一行写着杀 人事件的标题，次行是凶手资料，最下面详细注明发生的经过，然后再加上判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”，以及实行新陈代谢为 原则。若无法集成一册，先依次在上面写上大标题等细节，打上顺序号码。
如此，万一资料不慎被分散，只要一看标题顺序，仍可迅速归位。
虽是按照顺序排列，但管理者常作改进。比如单面记载，就是考虑到翻 阅浏览时能迅速进行，一入目即了解内容。至于顺序编排方面，若觉不妥，应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。
需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面 都有资料的话，就很麻烦了。另外，多使用条列式简单明了显示资料的方式，尽量留下空白，使查阅时更为快速。
这种笔记记载法，乍看似乎不具特色，但因收集内容符合实际效用，而 且因单面使用，使查阅时间大幅缩短，效益颇大。
12.活页纸以打孔方式处理报纸或杂志的资料收集，都以 B5 尺寸为统一规格。然后在资料两侧打 孔，最后予以装订成册。同样地，笔记也是在活页纸左右两边都打上 26 个孔。
打孔的理由，是为了统一资料，便于浏览。例如在某一项主题之下，A 与 B 相互关连时，可将两份资料装订在一起，并列对照。在公共场所或车上，也可拿取自如地查对、参考，实在很方便。 这类将笔记，活页卡化的收集方式，对资料的分类、替换应付自如，而且装订成册，也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作，市面上没有出售。
除了可以享受独创的乐趣外，或许也可申请专利哩！
13.活页插卡式记事本，数量可不受限制 一本受商业界欢迎的杂志，曾以“记事本的活页术”作专题报导，配合照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的 形式，并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言，看到这类记事方法，反而觉得是件苦差事。为什么呢？太麻烦了！所谓记事本，是为了 备忘事情而随身携带的小本子，应该记些最新的资料。总之，记事本应是记录一天中与自己有关的事物。
一般不赞成在记事本上写得满满的，应使用一天一张、活页式为主的记 事本。至于记事的时间，可利用归途的车上或睡前，记下已完成以及隔天必须做的事；对于已发生的事项也须记下，一天一页，若不够使用时，可随时 增页。由于采用活页式，所以补充十分方便。
第二天，处理记事本上所写的事项时，按照原先计划，不拘顺序，从最 重要的事开始进行。每完成一件，就用红笔划去。没完成或做不完的事，也写下理由，再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时，就把它抽出，放到 留存用的资料夹内。
对有关自己的事，一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存，不 仅今年，连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、和谁见面等的正确日期，一定都有记载。此外，工作时看到有趣的资料，如 随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。
管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。总之，传统格 式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自动手，才不致本末倒置。