4.为报告书穿上美丽外衣 自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎 如圣旨般被奉行。
经过jīng心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者 花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。
做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及 后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。
过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看， 制造商显然没有采纳消费者的意见。
为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封 面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。
提案说明和演讲技巧从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会 或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。
不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更 qiáng，当然也qiáng烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的执行原则详细说明。
1.提案说明发表会其实 PRESENTATION 这个英文字应用在不同场合，会有不同意义。比如广 告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫“提案会”；厂商向消费者介绍新产品可能利用“发表会”；企业向新闻界宣布新动向就会召开“说明会”、“记者会”等。 不论哪一种目的的集会，都要注意下列事项：（1）尽量使用浅显语言传达信息 在讲述任何意见时，要和文字报告书一样，遵守起承转合的次序。事先用白纸做一张进度表，列好预定的流程和时间，口述时就可以此为准参考进 行。
（2）叙述时要简洁有力 任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限 制在 3～5 分钟内，整个说明不能超过 20 分钟。如果花了 30 分钟还说不完要点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。
在提案会中的听众，大概在五六分钟内就会对提案内容下判断，冗长的 叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体，并且视对方立场和反 应来回答。
（3）以热烈表情转达思绪 做提案说明时，最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情，丝毫引不起对方兴趣，从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人，只有如 此才能表现想积极实现企划的热情，也才能确实感染对方。
（4）尽量发挥演出效果 报告其实就像戏剧，在某种程度上可说是“制作性演出”，才能操纵对方感情，不烦不厌地听完。这里有几个基本手法： A 做报告的人一定要站着说话。
B 可能的话，多利用白黑板图解说明。
C 事先做好若gān道具，如纸张、样品、插图等。
D 准备大提包装资料，象变魔术一样一件件拿出来展示；象要提示新的 书写工具时，不妨把旧的毛笔拿出来做对照。
（5）事先不要出示所有文件 最糟的提案手法，就是一开始就送上全本企划书，这种错误连大广告公司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法 是在口头报告后，再一次把文件分配出去。
（6）运用活泼简洁的动态资料 许多人常误解运用影像资料的目的，总是长时间地放映录像带、幻灯片，涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力，录像带不要超过一 分钟，幻灯片每 4～5 秒就要换一格。
2.演讲的技巧 在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式，每个演讲者都会紧张，甚至忘了演讲内容。因此，与其被无数期待的面孔压得透不过气，倒不 如一上台就挑一二张特别专注的脸孔，对着他们侃侃而谈即可，很快就能祛 除紧张。
演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题 无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，虽然不高尚，但起码能化解压力。 演讲进行的次序和发表会一样，也要遵循起承转合，利用事先预备的提纲，一面说话一面控制说话速度和时间。 一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题，要以和朋友在茶馆聊天的心情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势，不时转动身体以手势或道具辅助演 讲进行。
3.“文字报告书和口头报告技巧”摘要（1）烦恼写不出文章、理不出头绪时，可利用简单的资料整理法解决。
（2）收集来的资料，已做成册状的资料书等，都可利用小卡片记下其中重 点，加以排序整理并编码，依此可找出文章结构，做成草稿设计图。
（3）人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。
（4）好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多，并且要有个人的见解。
（5）文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。
（6）提案和演讲时，为了吸引听众的注意力和兴趣，须像演戏一样，表现 有相当气势。
信息设备的使用技巧80 年代以来，因为微电子的发展，各式各样信息设备陆续登场，而且汰 换的速度异常惊人。科技愈进步，机器的“市场寿命”就愈短，买一支好钢笔可以用好几年，而一种电脑机型能存活在市场两年以上，已经是一大奇迹 了。
许多信息机器制造商都嘲笑自己做的是“生鲜食品业”，不管他们投下 多少资本生产 PC、文字处理机，只要隔几个月有新产品上市，消费者就会弃他们而去，把原先的设备丢进垃圾场。
就这种无次序的状况看来，以后后代子孙写历史时，一定会把 80 年代写 成“无谓làng费金钱与资源的时代”；记取教训后，相信下个时代的人一定会朝“如何长期使用信息机器”的方向努力的。
当然，我们不能否认信息机器带来的工作意识革命。虽然在 70 年代末期 堂堂登场，引起世界震惊的八位元个人电脑已经沦为电动玩具机的主力，但接连而来的新机器都为个人或办公室开启新的视野。人们一方面不断làng费资 源努力追赶新颖机器，一方面却也改变了工作的形态。
但是，信息机器会挑起人类的好奇心，结果视操作机器为目的而非过程， 这种本末倒置现象几乎成了 20 世纪特征，我们应将使用信息机器的目标调至“做更好的工作”才对。 只有在心中时刻保持“做更好的工作”的目的意识，人们才能对信息机器有正确的批判态度，不会沉迷于新机器的诱惑中；也唯有如此，制造厂商 才会修正生产形式，为工作人员寻找最基本、长久的工作机器。