善用标题要善用标题，不可草率。用“获利简报”或“节省 300 万”，何者能吸 引你的注意？
如果你的标题和副标题运用得当，可以将大部分信息传达给读者，包括 最草率的读者。此外，几乎没有人会读完所有的资料。写报告时，每一段落应加上副标题，再穿插图表，避免分散主题。
利用图表促销理念1.视觉可以立即沟通 当你想很快说明一个构想或qiáng调一个特别的观点时，照片和图表非常重要。一份有效的图表或照片有立即说明的作用。但有一些注意事项：。图片比表格更具震撼性……每一份图表或照片只代表一个观点。最好是用几份图表共同说明一个 观点，不要混淆不清……最好加上颜色……图表或照片的位置尽量接近主题。 格式须切合功能你所选用的格式应该切合文件的功能。如果你收到一份备忘记录，可以 只作简短的答复；如果你负责分析一个新市场，就需要作一份正式的报告，包括统计图表及详细的资料。
2.沟通的形式 口头：非正式，非书面性。 手写：非正式，书面性。
备忘：需作群体沟通（3 人以上），书面性。 报告：需作群体沟通，探讨复杂问题需书面辅助文件，亦需以书面作成决定。 备忘录备忘录宜简短（最多一页）；备忘录的表头最好采用以下格式： 日期：收文者： 发文者： 主旨： 执行：作者可于执行栏表达这份备忘录的目的，并使读者了解作者所期待的行 动。如果只是“仅供参考”，则应重新考虑。
避免qiáng调性别且不失可读性一份针对 500 所大学的学生（男女各半）所作的最新研究显示，当他们 读到一份以“他”为主词的资料，65％的人认为是男性。人们开始注意到文章中性别的不同，所以尽量避免用代表性别的字眼。也不可使用拙劣的结构， 如“他或她”等，可能破坏文字的流畅，更不易读。
以下是几种避免qiáng调性别又不失其可读性的方法：。直接写出人名……使用一般通称：如：经理应该尊重部属的意见……偶尔使用女性称呼，特别是指一些有权力的人。如：总裁应将她的力 量用在？？……使用比较中性的字眼。
运用幽默感1.谨慎运用幽默感幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否 则最好不用。如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力 不足的感觉。
即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。人们若只喜欢你的幽默风趣， 就难以与他们严肃地沟通问题。
2.务必注意可读性 以下是一些可使备忘录或报告更具可读性的建议：两边留白要宽：短句比长句更容易读。两边留白可让读者容易批注，并 使文件看来更清晰且更专业化。
界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。 数字：采用易读的方式。如：400 万比＄4000000 容易读。
页次：3 页以上的文件应标明页次。讨论一些未标明页次的资料，常会 破坏整体会议。
连字号：增加空白，但影响可读性。如果可能应尽量避免。使用时不要 影响文字的流畅。
3.修改、编排、再修改 没有一个作者能省略修改的过程。一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次 漏标等。重要的文件应请别人看过一遍，jiāo出一份重要的报告前，最好先放几天。（如果你有这种经验，就知道多放几天再修改的好处。）
4.大声读一遍 仔细检查文法及标点，可利用检查错字的系统。大声读一遍，打出拙劣、不友善或刺耳的词句。
5.结尾须加qiáng讯息 文件的结尾可列出重要的附件、全文摘要或如何执行。不要吊读者胃口。
确定你所要求的行动已完全说明清楚。 更完善的计划管理 经营企业像骑脚踏车，不前进就会跌倒。
——约翰。大卫。瑞特（John David Wright） 你的老板要和你讨论超越qiáng生公司的策略。你还没想过这个问题，因为你认为竞争有困难。你走进老板的办公室时，秘书说他正在打电话，可能要等 5 分钟。这时候你会：（1）随手拿起商业周刊来读。
（2）回想有关qiáng生公司的事。
（3）与秘书jiāo谈。
（4）作一份有关qiáng生公司业绩的脑力规划。 每一种选择都有潜在的价值，但是只有一项能让你从容地拟出一份深具挑战性的计划。如果你的选择是（4），那么财富、升迁、名声与好运都指日 可待。
你可以利用这 5 分钟，作有关qiáng生公司的脑力规划，分析它的各种情况： 问题、需求及其他重要的市场因素。等你规划出完整的背景，如何达到业绩的构想便会源源不绝。
5 分钟的作用我们习惯làng费像五分钟这种片段的时间。其实五分钟已经是一般脑力爆 发的时间，你可以用来展开一项计划的纸上作业。也许时间太短无法完成，但好的开始已经是成功的一半。
伍迪。艾伦说：“80％的成功可以预期。”利用脑力规划，可以较轻易 地展开一项计划，并在你产生排斥心理之前就付诸行动。
所谓的排斥是指，因一项计划太困难、费时、费钱、牵涉的层面太广而 裹足不前。
因为“没有足够的时间”而无法进行某项计划，这就是排斥的作用。 有一个老笑话说：如何吃掉整只大象？
答案是：一次吃一口。 脑力规划是一种分割计划的技巧，你可以“一次吃一口”，使复杂的计划变得简单可行，排斥也就消失无踪了。 计划组织所用的脑力规划和前面介绍过的一样，只是稍加改良： 在纸的中央，画框或圆，写下你的计划重点后，在左上方写下WWWWWH■。 WWWWWH■代表人（Who）、事（What）、时间（When）、地点（Where）、原因（Why）、方法（How）及经费（Money）。在你作脑力规划而有所迟疑时， 问问自己下列几个问题：人：这计划和谁有关？谁能提供我需要的资讯？找谁来做这项工作？决 策者是谁？和谁有利害关系？
事：我应该做什么？需要哪些资料？有什么来源？欠缺什么资源？最终 的产品如何？
时间：完成计划需要多少时间？各个阶段应何时完成？获得资源要多 久？
地点：会在何处发生？去哪里找材料？在哪里执行？ 原因：为何有这个问题存在？为什么重要？为何每个人需付款完成这项计划？ 方法：这项计划要如何完成？如何获得资源？如何和其他人沟通？ 经费：总共要花多少钱？钱从哪里来？获利性如何？
等你回答这些问题后，就可以用这些答案去激发新的组合、构想及联想。 脑力规划可以纵观计划的全貌，并导出标准的计划管理技巧，例如：进度表、工作分配、成本利益分析等。在进入细节之前，能作全面性的考量。
组织及实行群体计划1.资讯是由感兴趣的一方流向感兴趣的另一方 脑力规划非常适合群体计划的组织与执行。因为它让资讯自由流通、不拘形式，由感兴趣的一方传达到另一方。 先将一张图画纸钉在墙上，分成几个小组，分别讨论各自的主题，直到让计划已经布署妥当，分派工作并订出进度为止。这种方式刺激人们参与计 划的兴趣，并可自由提出构想或加以修正。