这些贺卡应利用书橱来保存，并按 26 个字母顺序来整理。每张贺年卡， 按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按 26个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在 使用上极为方便。
11.信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。
（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯 化。
（3）手册有利于工作的完整性。
（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案 夹来做处理。
（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收 录相关主题。
（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。
管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不 能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。 但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时， 也有从近乎“零”的状态下，从头开始收集信息。完全从“零”开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。 信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时， 起码有些基本资料可供参考。
以下所要谈的是有关管理者信息活用术。 假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。
（1）信息档案夹，收集和主题相关的信息。
（2）考虑如何架构，并且分类。
（3）填补不足的信息，（第 2 项和第 3 项是同时进行）。
（4）若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。若为 律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。
1.接受一项主题时该如何着手 现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题，以早上 10 点至下午 5 点为期一天的时间，来介绍自己的方法。在此顺便 说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说，就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的 方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。
欧美企业，常会设立一个以执行兼并任务的小组，认识企业兼并是维持企业 成长的手段之一。而银行、证券公司以及会计师事务所，都是以各自专门的立场来从事企业兼并业务。
首先，卡文先生做了一份企业兼并的档案。这份档案分成两组，每一组 都有 10 张标题用纸。由于此时尚有许多标题未决定，所以先以想到的部分，记录并归档，而后再从这份未经加工的档案中，整理出标题。
卡文先生本身因职业的关系，曾办过一次美国的企业兼并，其所针对的 对象为日本的头端企业。而卡文先生也以此为档案的实例，故复印了当时的契约书归档。至于日本的企业兼并，卡文先生也将它收集归档在契约书的样 本中，当然这些无法直接做为演讲稿，但可做为参考资料。
第二，收集最近的企业兼并的各种相关统计资料。有关企业兼并，由于 卡文先生本身是律师，且以前就非常关心这类资料，所以早在企业兼并开始流行日本之前，就已着手收集相关信息，因此，在很早以前就已做好企业兼 并的档案了。
而光是报纸、杂志上的资料，就有一百多张，这些资料，大部分都直接 归入企业兼并演讲的档案夹中，不过，并不是把原来的复印本归到这个档案夹中，而是再重新复印一次后归档，因此，原来资料档案，仍会维持原样。 虽然此份信息的主题，和演讲主题一样，但由于每次的商务主题都不尽相同，且不知何时这份档案信息还会运用到别的标题上，所以信息档案仍应以原复印本来保存。 因为有了这份资料，所以卡文先生对美国最近的企业兼并统计，以及世界性企业兼并的趋势，都能一目了然，不过，尚不足以当做演讲时的参考资 料。
第三，是从单行本书籍中来收集必要的信息。在购买企业兼并的书本资 料时，应先大致浏览一遍，但因可能会有新出版的刊物，所以应常注意相关新书，以便收集更新的资料。
在卡文先生接受此次演讲邀请的同时，日本银行界、证券商等的专家们 已开始关心企业兼并，不过当时有关企业兼并的书仍相当少，而以企业兼并为标题的书，顶多只有两至三本，且并非全书的内容都对演讲有所帮助，而 真正有帮助的是书后的参考文献。
由于参考文献中有些书值得一读，所以卡文先生又增购了一些书，即使 书名不是以企业兼并为主，但书中内容有些是和企业兼并有关的重要部分，此时，他就将它复印下来归档。例如，有一本书名为“如何向海外进军”的 书，其书中谈到“企业进军海外的方法是购买国外现有的公司”就与企业兼 并有关。
还有某书的参考文献中，备有某证券公司发行的公司报告，而此报告是非卖品，所以在一般情况下是不予出售的，于是卡文先生便向那家证券公司 洽询说：“如果正本不能卖，那复印本也可以。”这样，卡文先生才得到那 份复印本的。
另在取得公司时，尚有所得税的问题，所以卡文先生复印了税务法规中 的相关部分，并将其归档。
当然，这些资料都已记入在脑海中，但在演讲说明时，却又须特别指出“这是所得税法的第×条第×项第×号，所得税法施行条例第×项。”且若 要如此一一确认税务法规是很麻烦的事，所以一定要使用一份复印档案，才 足以应付。
在整理信息内容时，也应一一地将档案中的标题名称记录下来。
2.为方便书写构成案，应好好利用文书处理机 首先收集有关企业兼并的报纸、杂志上相关资料，然后，再收集因工作所获得有关企业兼并的资料。以企业兼并为书名的书，到其他书名（但书中 却有描述企业兼并资料）的书，都是信息收集的对象，同时也应收集税务法中的相关条文。而为了防止以上资料的零散遗失，所以最好全部复印归档。 将事先想到的项目，先做分类再归档，而其他的标题，则应一边收集资料，一边追加标题名称。 演讲档案，一旦有了充分资料后，大致上已完成了整体结构。 而有关各种标题的构成，则应活用文书处理机来完成。
首先将从前所想到的标题，以及后来才追加的标题全部输入到文书处理机内，利用文书处理机，不仅轻易地就能替换项目顺序，而且要除去不要的 标题也很简单。